仕事の効率化に欠かせない「段取り」の考え方

仕事の段取りをうまく考えて仕事の出来る人になる

仕事の効率化に欠かせない「段取り」の考え方

ゴールを明確にする

段取りを行う前に重要なのが、目標を明確にすることです。
その目標は言い換えれば、この段取りを行って作業をした際のゴールです。
ゴールを決めないままに段取りを組めば、結局何をしたかったのか分からなくなってしまうので、達成するべき目標や何がゴールなのかを明確にさせましょう。
仕事の納期や納品が目標でもいいですし、評価を一定の数字まで上げる、昇格試験に合格する、新製品に関する企画を提出して採用されるなど、自分に合ったものを設定しましょう。
これは部下や同僚に仕事を頼んで動いてもらう時にも、役に立ちます。
他人に行ってもらう作業のゴールを決めていれば、それを行った人も作業が分かりやすいだけでなく、達成出来たのか出来なかったのかも一目で判断出来ます。

スケジュールを組み立てる

どんな仕事をする上でも、必ずついてまわるものが「期限」です。
期限を守る為にスケジュールを組みますが、スケジュールを組む際には優先順位に従って、仕事の期限から逆算する能力が求められます。
スケジュールを組み立てる時に重要なポイントは、時間に余裕をもたせることです。
実際にかかるであろう時間よりも多めに時間を設定するだけでなく、作業の合間合間に空白の時間を設定するのがおすすめです。
何故空白を作るのかというと、ぎっちり詰め込んだスケジュールでは、何かしらの不確定要素が起こった際に対応出来ないからです。
立場が上がるにつれて、部下の仕事の管理もするようになるので、質問やトラブルなどに対応出来る余裕を持つことが大切になります。


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